Специалист по делопроизводству

Обязанности:
1. Прием, учет и распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе).
2. Прием и распределение телефонных звонков организации.
3. Учет, регистрация и отправка исходящих документов после проверки их выполнения, сканирование и прикрепление электронного образа документа.
4. Прием и отправка обращений/писем по дистанционным каналам связи.
5. Контроль за выполнением принятых в работу документов, подготовка руководству отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах.
6. Ведение статистического учета поступающих и создаваемых (входящих и исходящих) документов, контроль за исполнительской дисциплиной.
7. Контроль за своевременным списанием и списанием в дело исполненных документов.
8. Разработка внутренних нормативных документов, связанных с регламентацией документооборота и делопроизводства в организации, и обеспечение поддержания их в актуальном состоянии.
9. Ведение электронной базы документов (1С-Документооборот), осуществление совершенствования электронного документооборота (принятие мер по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий), составление маршрутов и картотек.
10. Разработка, ведение и актуализация номенклатуры дел.
11. Формирование, оформление (подшивка, нумерация листов, составление листа-заверителя составление внутренней описи документов оформление обложки), учет, хранение дел;
12. Отбор и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению.
13. Подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение.
14. Осуществление взаимодействия с почтовыми отделениями, курьерскими службами по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу организации.
Требования:
1. Внимательность и аккуратность.
2. Умение работать с большим объемом информации.
3. Базовые навыки работы с офисной техникой и программами.
4. Ответственность и организованность.
5. Желание развиваться в сфере делопроизводства.
6. Навыки работы в 1С:Документооборот.
7. Интеграция документооборота с другими бизнес-процессами организации.

Условия работы:
1. Официальное трудоустройство.
2. Бессрочный трудовой договор.
3. 5-ти дневная рабочая неделя с двумя выходными: суббота и воскресенье, понедельник -четверг с 9:00 до 18:00, пятница с 9:00 до 17:00.
4. Перерыв для отдыха и питания с 13.00-13.48.
Ключевые навыки:
1. 1С: Документооборот, MS Office, Ехсеl.
2. Делопроизводство.
3. Предварительное рассмотрение документов.
4. Организация движения, учета и хранения документации.
5. Передача документации на исполнение.
6. Подготовка отчетов MS Internet Explorer.
7. Архивирование.